Persoonlijk Assistent Directie

Gemeente Meierijstad is op zoek naar een ervaren persoonlijk assistent die ondersteuning biedt aan twee directeuren. De beoogde persoonlijk assistent is een organisatietalent met oog voor detail.  De functie vereist een proactieve en servicegerichte houding met een flexibele mindset. Je maakt deel uit van het werkatelier secretariële ondersteuning en werkt daarnaast nauw samen met de collega’s van het Bestuurssecretariaat.  

Wat ga je doen?  

Je hebt te maken met de volgende verantwoordelijkheden: 

Secretariële ondersteuning 

Je biedt passende organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning aan twee directeuren, inclusief het regelen van zaken zoals het proactief plannen van evaluatiegesprekken, start- en eindgesprekken, het ondersteunen bij het regelen van bijeenkomsten en/of recepties. Je brengt pro-actief structuur aan waar nodig en bewaakt hierin de deadlines.   

Email beheer 

Je beheert de mailboxen, inclusief het signaleren van belangrijke en urgente e-mails en het toevoegen van benodigde informatie voor de afhandeling. Daar waar mogelijk handel je e-mails zelfstandig af met inschatting van belang en urgentie en voegt zelfstandig relevante informatie toe. Je behoudt overzicht, bewaakt de voortgang en legt verbanden waar nodig.    

Agendabeheer en vergaderingen 

Je bewaakt de agenda van de directeuren en stelt deze op, met prioritering op basis van inhoud en politieke verhoudingen. Je organiseert vergaderingen, inclusief coördinatie van deelnemers en faciliteiten. Je draagt zorg voor een goede voorbereiding van de directeuren aan interne en externe bijeenkomsten. Je bereidt afspraken voor, zorgt voor afstemming met diverse collega’s en zet acties uit zodat afspraken soepel verlopen. Bij complexe afspraken weet je goed in te schatten wanneer voorbereiding en/of vooroverleg nodig is en regel je dit moeiteloos. 

Dataverwerking 

Je hebt goede digitale vaardigheden, kunt data gedreven werken en je kunt relevante gegevens omzetten in overzichten, tabellen of grafieken en presentaties voorbereiden na afstemming met de directeur. 

Zelfstandigheid 

Je fungeert als buffer tussen de interne organisatie en externe omgeving, met het vermogen om verbanden te leggen en belangen in te schatten. 

Werken bij gemeente Meierijstad

Met ruim 85.000 inwoners hoort onze gemeente Meierijstad tot de middelgrote gemeenten van Nederland. Wat je hier doet, doet er echt toe. We geloven in de kracht van samen en zetten de klant centraal. En dat zie je terug in onze hele organisatie. Daar zijn we trots op. Met aandacht voor ontwikkeling en aansprekende projecten werken we met z’n allen aan ons maatschappelijk doel: elke dag verder bouwen aan een Meierijstad voor iedereen. Verder gaan wij voor werkgeluk. Onze dienstverlening bijzonder en persoonlijk maken én houden kunnen wij dankzij jou. En jij kan dat waarmaken doordat je als medewerker helemaal tot je recht komt.

Samen met 6 collega persoonlijk assistenten vorm jij het werkatelier Secretariële Ondersteuning. De werksfeer kan je het best beschrijven als gemotiveerd, leergierig en betrokken. Dit zie je terug in de manier hoe iedereen met elkaar omgaat. Iedereen zet een tandje bij als het nodig is of helpt een andere collega met zijn of haar werkzaamheden. Wil je graag doorgroeien in je vak? Dan moedigen we dat alleen maar aan. 

Meer weten over hoe het is om bij ons te werken? Kijk op www.werkenbijgemeentemeierijstad.nl.

Hier krijgt jouw talent de ruimte

Waar jouw hulp nodig is, sta je klaar. Zeker bij zo’n afwisselende baan moet je snel kunnen schakelen. Gelukkig komt het woord stress niet voor in jouw woordenboek. Je houdt je hoofd koel, omdat je de taal spreekt van de directeuren waar je mee werkt. Ook durf je knopen door te hakken in deze dienstverlenende functie. Sterker nog, je weet altijd de juiste oplossing aan te bieden voor jouw vraagstuk. Daar krijg jij energie van en dat werkt aanstekelijk voor alle collega’s. Je bent discreet, flexibel, pro-actief, nauwkeuring en communicatief vaardig.

Verder verwachten we het volgende:

• Hbo-werk- en -denkniveau.

• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkebare functie binnen een gemeentelijke organisatie.

• Uitstekend ontwikkelde organisatorische, sociale en schriftelijke vaardigheden.

• Kennis van de verschillende Office-producten en Microsoft Teams. Het is daarnaast een pré als je bekend bent met Djuma, ERPx en iBbabs.

Wij bieden jou

Samen realiseren we de opgaves en ambities van gemeente Meierijstad. Daar mag je ook een mooie beloning voor verwachten. Persoonlijke Assistent is een baan voor 28 uur per week, daarvoor mag je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 3.908,-(schaal 7), op basis van een 36-urige werkweek.

• Een individueel keuzebudget van 17,05% van jouw salaris. Aan jou dus de keuze wat je met dit budget doet. Extra vakantiedagen? Of misschien toch een fiets aanschaffen? Daarnaast kan je het IKB uit laten betalen op elk gewenst moment.

• Een vitaliteitsbudget.

• Uitgebreide leer-, ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. We zijn trots op de carrièrekansen die we bieden.

• Locatieonafhankelijk werken met behulp van een laptop en smartphone. Je werktijden zijn flexibel in te delen én wij faciliteren thuiswerkplekken.

• Een NS-Business Card en gebruik van Greenwheels voor dienstreizen.

Na een arbeidsovereenkomst van 1 jaar bekijken we samen of we dit omzetten naar onbepaalde tijd.

Pak je kans!

Je weet het zeker, dit is jouw baan. En aangezien jij kansen niet laat liggen, stuur jij jouw cv en motivatiebrief vóór maandag 14 juli. Daarna sluit deze vacature. Binnen 5 dagen na de sluitingsdatum krijg je een reactie. 

Zijn wij net zo enthousiast als jij? 

• Dan volgt een selectiegesprek met Karin Werts (leidinggevende werkatelier secretariële ondersteuning) Angela Tops (Persoonlijk assistent directie) en Claudia Velthuis (HR adviseur) op woensdagochtend 16 juli.

• Het arbeidsvoorwaardengesprek vindt kort daarna plaats en aansluitend ontvang je via e-mail de arbeidsvoorwaarden.

• Zet jij je handtekening daarna onder het voorstel? Dan heten we je van harte welkom bij gemeente Meierijstad.

Heb je nog vragen over de vacature? Karin Werts helpt je graag verder. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Dan staat een van onze HR Medewerkers je graag te woord via 14 0413 of via het algemene recruitment mailadres.